Melihat Kesiapan Wedding Organizer Menggelar Resepsi New Normal
Banyak sektor kembali mendapat harapan di fase new normal. Seperti resepsi pernikahan. Meski dengan banyak catatan, para sosok di balik layar siap mengerahkan segala daya dan upaya.
OKTAVIA MEGARIA, M RIDHUAN, Balikpapan
Acara pernikahan menjadi momen identik dengan kemeriahan. Berkumpul dan bercengkerama dengan teman dan sanak saudara jadi pemandangan lazim ditemukan.
Sayang, sejak pandemi Covid-19 merebak di seluruh belahan dunia, budaya ini hilang sementara. Tak ada lagi kemegahan dekorasi panggung untuk kedua mempelai. Atau mewahnya desain baju yang dikenakan pengantin.
Namun, baru-baru ini pemerintah mulai mempersiapkan pola normal baru. Harapan baru pun terbit dari kebijakan ini. Termasuk bagi para pelaku usaha wedding event.
Seperti Muhammad Nur Ali, pemilik Natacara Wedding Organizer (WO), yang melihat ini sebagai kesempatan untuk kembali bangkit. “Yang lain mungkin bisa work from home, tetapi kami tidak. Karena pekerjaan kami memang tentang event,” ujarnya.
Sebab itu, dia dan kawan seprofesinya mulai memikirkan cara agar event yang digelar bisa memenuhi protokol kesehatan. Simulasi yang sebelumnya hanya berupa wacana bisa segera menjadi nyata. Dengan mengacu pada WO di luar kota seperti Bogor dan Semarang. Tidak lupa, pihaknya juga berkoordinasi terlebih dahulu dengan Wali Kota Balikpapan Rizal Effendi.
Ali menuturkan, melalui simulasi tersebut merupakan perwujudan ide. Agar semua pihak dapat menilai apakah event tersebut layak atau tidak.
Untuk mempersiapkan event khusus new normal ini pun diakui tidak mudah. Dia menyebut bahwa perubahannya nyaris 100 persen dibanding resepsi pernikahan yang biasa diselenggarakan. Berkaca pada simulasi yang telah dilakukan, hal yang paling sulit yakni memberi pengertian kepada tamu. Agar patuh dan sadar pada pembatasan yang telah ditetapkan.
Terkait jumlah tamu, kata Ali, tak ada angka real yang diberikan Pemkot Balikpapan. Hanya, ditegaskan tidak boleh ada kerumunan. Sebagai solusi, pihak WO akan turun tangan menentukan jumlah tamu bagi klien. Sebab, sebelum acara digelar, WO akan bertugas mengecek gedung dan hal lain. Bisa jadi jumlah tamu akan disesuaikan ukuran ruangan yang akan digunakan.
Rencananya, pihaknya memberlakukan sistem sif. Misalnya dalam satu jam hanya 100 orang yang boleh berada di dalam ruangan. Sisanya menunggu di tenda depan gedung dengan kursi yang telah diberi jarak.
Begitu pula dengan sistem amplop untuk mempelai. Yang kabarnya akan dilakukan pembayaran secara digital. Namun, karena masih penyesuaian, pihaknya akan menyediakan pemberian amplop dengan cara manual.
Melihat banyaknya persiapan, akan mustahil biaya yang dipatok sama dengan sebelumnya. Ali mengatakan, akan banyak karyawan yang dilibatkan untuk pelaksanaan resepsi bertema new normal. Sebab itu, dia memperkirakan kenaikan biaya bisa mencapai 30–50 persen.
Ali berharap, semua pihak bisa bekerja sama dengan baik. Jika hal itu dilakukan, kesuksesan acara akan terjadi. Ke depannya, dia ingin mereka dapat bekerja seperti sebelumnya, tentu dengan aturan kewajaran baru ini.
Sejalan, Ketua Asosiasi Pengusaha Dekorasi Indonesia (ASPEDI) Balikpapan Wati berterima kasih atas kesempatan yang diberikan pemerintah. Menurut dia, ini menjadi peluang bagi mereka.
Penerapan protokol kesehatan yang disediakan sudah sesuai dengan arahan pemkot. Meski pada simulasi yang telah berlalu, banyak catatan yang dia akui masih perlu evaluasi.
Namun, hal lain telah sesuai, bahkan patut diapresiasi. Seperti pengisian buku tamu yang tidak lagi dilakukan sendiri. Tamu hanya perlu menyebut nama dan petugas yang akan menuliskannya.
“Kami pasti akan edukasi ke klien kami. Kalau mau adakan resepsi, ya, harus ikuti protokol. Begitu juga dengan para tamu,” ujar pemilik Wati Flower Dekorasi Balikpapan itu.
Dia menegaskan, jika klien tidak mau diajak bekerja sama, maka pihaknya siap mundur. Tidak akan melayani klien yang tidak bisa diedukasi. Dia berharap, pemerintah memberi lampu hijau untuk profesi mereka. Mereka berkomitmen patuh pada apapun aturan yang dikeluarkan. Jika itu bisa menyelamatkan mata pencarian mereka.
Simulasi resepsi pernikahan dengan protokol kesehatan pencegahan Covid-19 memberi angin segar untuk para pengusaha wedding organizer (WO). Kegiatan yang dilakukan di Hotel Grand Tjokro Balikpapan, Rabu (24/6) lalu, itu sekaligus menjadi lampu hijau dari Pemkot Balikpapan bagi penyelenggara hingga pasangan yang sudah “ngebet” ingin mengadakan resepsi.
Owner Lingkar creaRtive Feri Perdian menyebut, para pengusaha WO seperti dirinya sangat menyambut baik kondisi ini. Sejumlah perubahan pun dilakukan. Mulai menambah butir pasal dalam kontrak dengan klien. Hingga membuat kebijakan perusahaan yang memastikan protokol kesehatan tetap dilakukan saat pelaksanaan resepsi.
“Misalnya klien harus mengantongi surat izin keramaian dan telah mendapatkan surat pendampingan dari Dinas Kesehatan atau Tim Gugus Covid-19,” ujarnya.
Jika syarat ini tidak bisa dipenuhi klien, pihaknya bisa membatalkan kegiatan resepsi. Namun untuk memudahkan, pihaknya bisa membantu mengurus syarat tersebut. Tentu harus memberikan kuasa secara tertulis kepada WO agar bisa dipertanggungjawabkan.“Kami menghindari kemungkinan-kemungkinan yang akhirnya merugikan kami. Sebab, kalau ada apa-apa pasti WO yang dicari,” ujarnya.
Soal lokasi, sementara pihaknya hanya akan memprioritaskan resepsi di hotel. Untuk diketahui, protokol pencegahan Covid-19 memang sudah disediakan pihak hotel. Setidaknya ini akan melapis upaya WO dalam menyaring setiap tamu yang datang ke resepsi.
“Tentu kami juga akan menambah sedikitnya 50 persen dari jumlah personel yang ada sebelum pandemi. Hanya untuk mengurusi protokol kesehatan ini,” katanya.
Nanti dalam pelaksanaannya WO atau klien wajib menyediakan ruang khusus untuk tim kesehatan. Sehingga, ketika ditemukan ada indikasi tamu yang akan masuk ke resepsi memiliki gejala Covid-19, bisa langsung mendapatkan penanganan.
“Kami juga harus tegas. Kepada klien pun kami minta satu undangan maksimal untuk dua tamu. Anak-anak dan lansia jangan hadir. Jangan ada tamu meskipun keluarga dari luar pulau misalnya,” beber dia.
Feri menyebut, untuk memfasilitasi tamu yang tidak bisa hadir, pihaknya juga menambahkan personel yang khusus menyiarkan secara langsung resepsi. Untuk mengatur agar tidak terjadi kerumunan, pihaknya juga menyusun waktu kunjungan tamu. Bakal diterapkan “jam istirahat”. Artinya, ada waktu di mana ruang resepsi kosong. Dilakukan sterilisasi dan tamu selanjutnya diminta menunggu di luar.
“Atau ketika jumlah tamu di ruang resepsi telah memenuhi kuota, maka kami tidak izinkan ada yang masuk. Harus bergantian,” tuturnya.
Feri menyebut, pihaknya juga sanggup untuk menjalani rapid test bagi personelnya jika diperlukan. Ini juga sebagai langkah pencegahan. Pun kepada partner, baik dekorasi dan katering, dibuatkan kontrak hitam di atas putih untuk juga melaksanakan protokol kesehatan dalam bekerja dan menyediakan makanan dalam resepsi. “Sebisa mungkin kami menghindari adanya klaster resepsi nikah,” tegasnya.
Peran WO sangat strategis. Karena itu, edukasi kepada klien dan tamu undangan resepsi sangat penting. Sejak dini, pihaknya pun telah melakukannya melalui berbagai media, termasuk media sosial. Namun, meski sosialisasi terkait protokol pelaksanaan resepsi di tengah pandemi telah dilakukan, ada upaya lain untuk mencegah skenario terburuk.
“Kami menyiapkan personel khusus untuk melakukan dokumentasi di luar acara selama pelaksanaan resepsi. Jadi kalau ada apa-apa kami punya bukti kuat,” sebutnya.
Sejumlah skenario pun disusun Gabungan Perkumpulan Penyelenggara Pernikahan Indonesia (PPPI) agar penyelenggaraan resepsi benar-benar berjalan sesuai protokol kesehatan di fase new normal (lihat grafis). Namun, baginya skenario ini tidak akan menjadi jaminan WO untuk berani menyelenggarakan resepsi.
“Semua skenario tidak akan bisa memberikan kepercayaan diri jika tidak ada payung hukum. Jadi, kami berharap ada peraturan dari pemerintah sebagai jaminan,” ungkapnya.
Salah satu rintangan terberat dalam penyelenggaraan resepsi adalah mengatur tamu. Ketegasan jadi kunci wedding organizer agar protokol kesehatan benar-benar dijalankan sesuai prosedur.
Seperti kebanyakan WO, Sang Manten harus menunda banyak penyelenggaraan resepsi pernikahan. Sejak pandemi Covid-19 dan pemberlakuan jaga jarak sosial dan fisik, otomatis, banyak pasangan yang menjadwal ulang “selebrasi” setelah melangsungkan akad nikah.
Owner Sang Manten Ihda Fithriyana menjelaskan, fase new normal memang memberikan angin segar kepada pengusaha WO seperti dirinya. Mengingat sudah hampir empat bulan, sejak pemberlakukan social distancing, pihaknya hanya bisa menyelenggarakan sejumlah akad nikah sesuai protokol kesehatan. Sementara resepsi, sama sekali tidak ada kegiatan.
“Sebenarnya di Juni ini jadwal kami full. Namun semua di-pending ke Juli dan Oktober. Namun, itu juga belum pasti,” kata Fithri, Minggu (28/6) lalu.
Selain dari pihak WO, keraguan mengadakan resepsi di fase new normal datang dari klien. Masing-masing pihak benar-benar masih menunggu keputusan pemerintah, khususnya Pemkot Balikpapan yang telah memberikan lampu hijau penyelenggaraan resepsi pernikahan di tengah pandemi setelah simulasi pada Rabu (24/6) lalu.“Tunggu ada aturannya dulu. Klien pun demikian,” ucapnya.
Meski begitu, sejumlah persiapan sudah dibuat Sang Manten. Bahkan sebelum ada simulasi. Sebagai bentuk optimisme dan harapan jika pandemi berakhir. Salah satunya dengan memperbanyak komunikasi dengan klien. Mengatur skenario, agar resepsi yang akan dilangsungkan sesuai protokol kesehatan yang ditetapkan pemerintah.
“Secara umum kami mengikuti setiap perkembangan kebijakan yang dikeluarkan pemerintah khususnya terkait pencegahan penularan Covid-19 ini,” ungkapnya.
Dalam prosesnya pula, kru WO wajib bekerja secara maksimal. Memastikan bahwa semua tamu yang hadir dalam acara mematuhi protokol kesehatan. Serta siap dalam menjalani prosedur keselamatan bila ditemukan indikasi atau gejala penularan Covid-19. “Kami memitigasi setiap hal-hal yang tidak diinginkan,” tegasnya.
Persiapan tentu dilakukan. Pengadaan alat pelindung diri, memastikan rekanan di katering dan dekorasi juga ikut menjalani protokol pencegahan penularan Covid-19, hingga meyakinkan klien untuk mematuhi apa yang telah ditetapkan dalam kontrak. “Kami sangat berharap akan kejujuran klien kami dalam menyampaikan sesuatu yang berhubungan dengan penyelenggaraan resepsi,” katanya.
Ini penting. Karena seperti kebanyakan resepsi, beberapa hal akan berada di luar kendali WO. Seperti jumlah tamu yang datang dan acara keluarga di luar kontrak. Karena itu, sejak awal Fithri menekankan kepada klien untuk benar-benar bisa menentukan siapa dan dari mana tamu yang diundang. “Lansia (lanjut usia) dan anak-anak adalah dua kategori tamu yang kami cegah datang langsung ke resepsi di masa pandemi. Begitu pula dengan keluarga dari luar daerah,” jelasnya.
Pasangan pengantin juga diminta membuat undangan dengan jam yang berbeda. Mengurangi terjadinya kerumunan. Memudahkan penyelenggara untuk mengatur tamu yang datang agar mematuhi protokol pencegahan Covid-19. “Tamu yang datang di luar jam yang ditentukan pun dilarang memasuki lokasi acara,” sebutnya.
Bagi keluarga atau tamu yang tidak diperbolehkan masuk ke lokasi acara, WO akan menyiapkan personel khusus yang menyiarkan langsung resepsi. Sehingga interaksi antara keluarga yang di lokasi dengan yang tidak, tetap terjaga.
“Tentu penambahan tugas personel tidak hanya itu. Yang terpenting bagaimana di protokol pencegahan Covid-nya berlangsung sesuai prosedur,” sebutnya.
Pengadaan ruang khusus juga diperlukan. Memudahkan petugas kesehatan untuk melakukan penanganan jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan. Karena itu, venue yang disarankan dalam resepsi di tengah pandemi diutamakan di gedung atau ballroom hotel. Namun, Fithri menyebut, pihaknya tetap mengikuti permintaan dari pengantin dan keluarga.
“Misal maunya indoor atau outdoor. Atau di rumah, maka akan kami survei dulu. Memastikan kondisi venue mampu memberikan kami keleluasaan dalam menjalankan protokol kesehatan Covid-19,” jelasnya. (riz/dwi/k16/JPG)
