Untuk Efisiensi Surat Menyurat Melalui Aplikasi Srikandi
BIAK – Pemerintah Kabupaten Biak Numfor terus berinovasi dalam mempercepat proses administrasi dan surat menyurat dengan menerapkan sistem Tanda Tangan Elektronik (TTE) berbasis aplikasi Srikandi.
Kabupaten Biak Numfor menjadi daerah pertama di Papua yang menerapkan TTE melalui aplikasi Srikandi, yang merupakan singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi. Aplikasi ini diharapkan dapat mengoptimalkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan arsip dan surat menyurat di pemerintahan daerah.
Harun Aman, Kepala Bagian Arsip Daerah sekaligus Plt. Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika (Kominfo) Biak Numfor, ditemui saat melakukan sosialisi di beberapa dinas, Rabu (18/6) menjelaskan bahwa sebelumnya proses surat menyurat di Biak dilakukan secara manual, yang memakan waktu dan mengandalkan banyak personel.
Dengan adanya aplikasi Srikandi, seluruh proses surat menyurat kini dapat dikonversi menjadi digital, mulai dari penciptaan arsip, pengelolaan, hingga distribusi surat ke berbagai instansi menggunakan aplikasi Srikandi dan External Srikandi.
“Dengan menggunakan aplikasi Srikandi, semua surat yang dikirimkan ke berbagai instansi akan otomatis masuk ke akun masing-masing instansi, mulai dari Direktorat Jenderal (Dirjen), Sekretariat Jenderal (Sekjend), hingga berbagai organisasi perangkat daerah (OPD),” ungkap Harun Aman.
Ia menambahkan bahwa kelebihan Srikandi adalah pengelolaan arsip surat menyurat yang dapat diakses tanpa batasan ruang dan waktu, asalkan ada koneksi internet. Hal ini memungkinkan para pejabat dan pegawai pemerintah untuk menandatangani dokumen elektronik kapan saja dan di mana saja.
Selain efisiensi waktu, penggunaan aplikasi Srikandi juga menghindarkan terjadinya penumpukan surat fisik di gudang arsip. Semua arsip yang tercipta dan surat yang diterima atau dikirim dapat terekam secara digital dalam sistem, yang memudahkan pengelolaannya.
“Kami juga sudah menyusun template tata naskah dinas dalam aplikasi, sehingga tidak ada lagi kesalahan dalam penomoran, font, dan ukuran surat,” tambahnya.
Pemerintah Kabupaten Biak Numfor juga memastikan bahwa sistem pengelolaan arsip sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh Kemendagri melalui Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 mengenai klasifikasi arsip.
“Kami sangat bersyukur, aplikasi ini sudah tersedia dalam versi lite, dan struktur organisasi di dalam aplikasi sudah terinput dengan baik,” ujar Harun Aman.
Namun, ia juga menyebutkan bahwa meskipun aplikasi sudah diimplementasikan, belum semua OPD di Biak Numfor sepenuhnya memanfaatkan Srikandi karena masih terkendala oleh kapasitas SDM.
Gunadi, Kepala BPKAD Kabupaten Biak Numfor, menambahkan bahwa aplikasi Srikandi ini sangat mendukung efisiensi anggaran. “Dengan adanya TTE dan aplikasi Srikandi, tidak perlu lagi ada personel yang mengantar surat ke dinas-dinas atau kementerian.
Surat sudah bisa langsung diterima oleh tujuan tanpa perlu cetak-mencetak atau pengantaran fisik,” jelas Gunadi.
Meskipun seremonial peluncuran aplikasi Srikandi belum dilakukan, ia memastikan bahwa Biak sudah memulai penerapan aplikasi ini dan merasakan manfaatnya dalam hal efisiensi anggaran dan waktu.(il/wen)
Layanan Langganan Koran Cenderawasih Pos, https://bit.ly/LayananMarketingCepos
BACA SELENGKAPNYA DI KORAN DIGITAL CEPOS https://www.myedisi.com/cenderawasihpos
